Копиручет


    Государственная Импортно - Экспортная Торговая Контора ГОСТОРГ РСФСР.



„КОПИРУЧЕТ
ИНСТРУКЦИЯ

io введению и применению копировально карточного метода учета

в органах Госторга РСФСР.

ЗАМЕЧЕННЫЕ ОПЕЧАТКИ.
       Стр. 26 внизу пропущено „сч. отпуска внут. тов. орг. Гост.
97 подсч. О символ 0970“.
         „ 35 под рис. 13 пропущено „Вспомогательная, картотека расчетных счетов, построенная по алфавиту".
         , 64 под рис. 19 пропущено „Главная карточка".
         и    90 „ „ журнала напечатано „рис. 32“, следует „рис.36“.
         ,    93 „ „ карточки „ „рис. 23“ „ „рис.35“.
         „    93 „ „ журнала „ „рис.24“   „ „рис-32“.

ИЗДАНИЕ ГОСТОРГА РСФСР МОСКВА-1927 г.

ШЕСТАЯ ТИПОГРАФИЯ ТРАНСПЕЧАТИ. МОСКВА, В. Пврмслхкия, 46 ■
Мосгубпит. 27.864.
Тираж 5.000.





                Предисловие.




    ^Несчастье" советской бухгалтерии заключается в трех причинах. Во-первых,в устарелой технике, находящейся в противоречии как со сложностью, так и с размерами обслуживаемых предприятий; во-вторых, в сложности учета и отчетности; в-третьих, в отсутствии размежевания функций между оперативниками и бухгалтерией. Многолистные аршинные книги, которыми, по образному выражению, „легко убить человека"; длительность записей, напоминающих целые трактаты; чрезвычайно сложные выверки и пунктировки, задерживающие зачастую на весьма длительный срок заключение балансов; отсутствие возможности выработки норм работы одного счетного работника; необходимость переписывания одного документа несколько раз—таковы основные дефекты старой системы, покоящейся на устарелой технике.
    Примененный Госторгом РСФСР аппарат, сокращенно именуемый „Копиручет", и проработанная от начала до конца система бухгалтерского учета—имеют, хотя и в несколько измененном виде, довольно большое распространение в европейской бухгалтерской практике.
    Прежде всего отметим, что Копиручет—это копировальнокарточный метод учета. Иначе говоря, при Копиручете переплетенная твердая (немецкая „Festbuch") книга заменяется маленькой, подвижной, дешевой, удобной для маневрирования карточкой. Мы не считаем необходимым останавливаться здесь на преимуществах карточной системы перед книжной, просто потому, что вопрос этот достаточно освещен в литературе, в частности—советской. К о пи р уч ет—это ведение записей копировальным методом при помощи ручного копировального аппарата. Кстати, как сам аппарат для копирования, так и картотеки для хранения карточек, а равно все остальные предметы технического снабжения (за исключением одной детали—перьев) удалось построить на советских заводах. Опыт работы Госторга РСФСР по Копиручету показал следующие преимущества последнего перед книжной

— 4 —

     1) замена громоздких и дорого стоющих книг не только не вызывает никаких затруднений, но придает всему процессу учета ощущение уверенности, легкости, быстроты; 2) карточно-копировальная система, являясь по существу техническим усовершенствованием, чрезвычайно эластична и может быть легко приспособлена к любому типу предприятия; 3) так как записи производятся через копирку, одновременно на карточку, журнал и контокорент непосредственно с подлинных документов, то кроме экономии, получаемой от упразднения мемориальных ордеров, исключается возможность ошибок; 4) вследствие этого достигается очень значительная экономия во времени и в рабочей силе, которая тратилась на сверки и отыскание неизбежных и многочисленных ошибок; 5) ежедневная сверка журналов дает полную гарантию правильности записей и позволяет составлять ежедневные оборотные балансы, т.-е. достигается полный ажур; б) дает значительную экономию рабочей силы; 7) при посредстве этой системы легко разрешается основная организационная проблема—нормирование счетного труда; 8) наконец, важнейшим преимуществом этой системы является ее о р г а н и-зующая роль по отношению к оперативному аппарату.
     В заключение необходима одна оговорка. При введений Копиручета в том или ином предприятии, достижения зависят в значительной степени от того, как тщательно, основательно и систематически будет проведен переход на новую систему. Копиручет вовсе не является „магическим средством*¹; Копиручет— улучшенная, по сравнению с книжной бухгалтерией, техника. Положительные результаты от введения этой системы находятся в прямой зависимости от правильного ее применения и рациональности организации предприятия в целом.

          Зампредправления Госторга РСФСР М. Левенсон.


     29 марта 1927 г.





                I. Введение.




    1.     Копировально-карточный метод учета в бухгалтерии, которому Госторг РСФСР присвоил сокращенное название „Копир учет**, имеет свое применение в разных видах заграницей уже несколько десятков лет. Особо широкое распространение он получил в последние годы в Германии.
    В Советском Союзе Копиручет введен впервые в органах Госторга РСФСР.
    2.     Настоящая инструкция по введению и применению Копи руч ета построена на основе немецкой литературы и практики, а также на семимесячном опыте работы в нескольких конторах Госторга.
    3.     В связи с введением в настоящее время Копиручета во всех органах Госторга данная инструкция будет периодически пополняться и уточняться в соответствии с накоплением опыта и теми замечаниями и предложениями, какие будут поступать с мест.
    4.     Копиручет построен на следующем основном принципе: записи производятся непосредственно с документов на карточки (без мемор. ордеров) с обязательным одновременным копированием на журнальном листе. Н и одна запись (проводка) в журнал не должна попасть иначе, как в виде оттиска от записи на карточку; точно также ни одна запись (проводка) на карточку не должна производиться без копирования на журнальном листе.
    5.     Карточки заменяют главную и все вспомогательные книги. Журнальные листы заменяют хронологические книги: мемориал и журнал.

— 7 —





                IL Технические приспособления.




            1. Бланки (карточки и журналы).


     6.     При Копиручете, применяются, как правило, 2 типа бланков: карточки и журнальные листы. Поскольку оба типа служат для одного и того же рабочего процесса, разграфовка их должна производиться так, чтобы соответствующие колонки карточек и журналов точно совпадали своими вертикальными и горизонтальными линиями, для чего требуется особая тщательность при обрезывании заготовляемых бланков.
     7.     Формы карточек устанавливаются в полном соответствии с теми деталями учета, которые нужны для каждого счета в отдельности, применительно к требованиям предприятия.
     8.     Размеры бланков карточек и журналов должны соответствовать размеру копировальной доски. Для аппаратов применяемых Госторгом установлены:
Бланки карточек размером 270 м/м. х 245 м/м.
„ журналов „        325 „ х375 „
     9.     Для карточек употребляется не толстая, но плотная бумага, позволяющая писать с необходимым нажимом пера и дающая хорошую копию. Бумага должна быть упругой, чтобы карточки устойчиво стояли в картотеке.
     Для журналов качество употреблямой бумаги особого значения не имеет.
     Все бланки по левому краю имеют два круглых отверстия (сверху и снизу), предназначенные для вкладывания их в папки.
     10.    Для счетов, требующих постоянных выписок (расчетные) употребляются дублированные карточки, которые представляют собой две карточки на одном листе бумаги, сложенном вдвое.
     При помощи прокладываемой заранее копирки, дублированные карточки автоматически дают правильный контокоррент.
    Бумага для этих карточек употребляется более тонкая.

       11.     Для типовых работ, встречающихся во всех или в большинстве органов Госторга, выработаны унифицированные формы, альбом которых, с подробным пояснением порядка их заполнения, прилагается при настоящей инструкции (см. § 247).
       12.      Введение дополнительных форм на местах, кроме вышеуказанных, по соображениям стандартизации учета и экономии при централизованном изготовлении бланков, допускается только по согласовании с Секцией рационализации учета.



            2. Картотека.


      13.     Картотека служит для хранения карточек и вмещает в себе до 1500 карточек.
      14.     Картотеки советского производства построены из дерева и закрываются крышкой на замок. На дне картотеки устроены пазы в которые входят своими выступами опорные металлические пластинки.
      В левом и правом бортах картотеки сделано несколько выемок, одна против другой, служащих для вкладывания опорного металлического стержня, на который опираются карточки в тех случаях, когда количество находя
  щихся карточек в картотеке меньше ее вместимости (см. ри-г сунки 1 и 2).
       15.    Металлический стержень вкладывается в противоположные боковые выемки картотеки на таком расстоянии от передней ее стенки, чтобы при откидывании части карточек вперед, угол, обра

— 8 —

— 9 —

  зующийся между карточками, давал возможность свободно извлечь карточку и по окончании работы с нею—легко положить ее обратно.

  всех карточек, а также и между карточками, через каждые 100 штук по одной пластинке.

Металлический стержень

      Выемки для стержня

  Отверстия для опорных пластинок на дне картотеки

Рис. 2. Внутренний вид картотеки.

     16.     Внутренний размер картотеки:
       275 м/м ширины, 330 м/м длины и 260 м/м высоты



            3. Опорная пластинка.



     17.    Для того, чтобы карточки лучше сохранялись и занимали в картотеке удобное для работы положение, употребляются опорные аллю-миниевые пластинки, которые своими нижними выступами входят в отверстия

на дне картотеки.
     18.      При откидывании вперед или назад — пластинки своем основании остаются на рисунки 3 и 4).

карточек в нижнем месте (см.

    1                           19. Опорные пластинки ставятся в
Рис. 3. Опорная аллюмин.                г
       пластинка.         картотеке по одной, впереди и сзади

                           Рис. 4, Опорная пластинка поставленная в картотеку.

     Размер пластинок (без выступов) соответствует размеру карточек, толщина—около Р/г мм.



            4- Разделительная карточка.



     20.      Разделительные карточки изготовляются из плотного картона и служат опорой для карточек-счетов, а также и для разделения в картотеке отдельных групп карточек.
     Группировка отмечается соответствующей надписью на индикаторах насаживаемых на разделительные карточки.
     21.      Между двумя разделительными карточками следует ставить не более 10 карточек-счетов.
     22.      Для указания группировок пользуются карточками двух размеров: один из них соответствует размеру карточек-счетов, а другой — на 10 м/м. выше. Последние употребляются при нескольких подразделениях для выделения более крупных из них.

— 10 —

— 11 —



            5. Памятная карточка.



23. В целях наблюдения за точки, передаваемой из картотеки

Рис. 5. Памятная карточка.

6. И н д и

своевременным возвращением парна другое рабочее место, употребляется памятная карточка, которая ставится на место извлеченной карточки (см. чертеж 5).
     24.    Памятная карточка делается из картона особого цвета одинаковой ширины с карточками - счетами — но на 15 м/м. их выше. Карточка срезана сверху конусом, вершина которого, поднимаясь над другими карточками, выделяет ее из них.


            к а т о р ы.



     25.      Для обозначения счетов, подсчетов и разного рода подразделений карточек-счетов,— на разделительные карточки надеваются специальные металлические пластинки, называемые индикаторами (наездники), на которых делается соответствующая надпись.
     26.      Индикаторы состоят из двух частей. Верхняя часть бывает разных цветов и служит для надписей, а нижняя часть предназначена для насаживания индикатора на карточку.
     27.    Индикаторы бывают разных размеров.
     Самые употребительные:
а) ширина 50 м м. и высота 25 м м.
               б) „     25  „        „   25   „
               в) „     20  „        „   25   „
     Разные размеры и цвета индикаторов предназначаются для более четкого выделения одних подразделений от других.
     28.      Надпись на индикаторе должна делаться на верхней его части карандашом или чернилами, но не тушью, которая не смывается.
     По миновании надобности надпись следует смыть, после чего индикатор используется вновь.

     29.     Надевание индикатора (вышеуказанных размеров) на карточку должно производиться таким образом: вначале насаживается его правый угол, а затем движением руки вправо надевается весь индикатор. Неправильное надевание

индикатора может надорвать верхний край карточки и тем самым ее испортить (см. рисунки 6 и 7).
     30.     Для отметки сроков или для группировки карточек по разным признакам опера



тивно - статистического характера пользуются мелкими индикаторами без надписи, размером 8 м/м. ширины и 17 мм. вы



соты, которые насаживают на самые карточки-счета. При от



метке сроков для каждого месяца устанавливается один определений цвет индикатора. Мелкие индикаторы надеваются на карточку прямо своим нижним краем.



индикатора на карточку.

Рис. 6. Правильный способ насаживания

Рис. 7. Неправильный способ насаживания индикатора на карточку.

г



            7. Регистр.



     31.      Регистр представляет собой книгу, служащую для регистрации карточек-счетов по мере их открытия (см. рисунок 8).

Рис. 8. Внешний вид регистра.

   32.    Регистр делится на две части. Первая из них, имеющая заголовок „счетный план", предназначена для перечисления наименований и символов главных счетов, подсчетов и под


разделений, карточки

— 12 —

— 13 —

которых зарегистрированы в данном регистре. Против наименования каждого раздела в колонке „№ карточки" указывается номер, с которого начинается регистрация карточек данного раздела.
Форма 1-й части регистра.

     Номера отделяются выступами, при чем индексы на выступах об'единяют 50 номеров (см. рисунок 9).

Главный счет.

Подсчет Гл. счета.

Подразделен, по всп. учету.

Наименован.

Наименован.

Наименован.

Символ.

№

карточки.

Рис. 9. Регистр в развернутом виде.

     33. Вторая часть регистра предназначена для регистрации самих карточек. Форма имеет колонку: „символ", „№ карточки¹¹, „наименование и другие признаки счетов" и „дата открытия карточки".

     Для каждой картотеки заводится один или несколько регистров, в зависимости от количества карточек.

।

Форма 2-й части регистра.

Символ.     №     Наименование и другие признаки   L „Срытия
        карточки.       счетов-                  И карточки.

и                                    и                                                      )                                              I II

              1
              2
              3
              4
      : . .   5
              6
              7 । и т. д.

      34.      Регистр предназначен для 1.000 карточек, для чего каждая страница содержит 25 занумерованных строк.



            8. Папки.



     35.     Карточки и журнальные листы, по их заполнении, помещаются в папки соответствующих размеров.
     Папки состоят из двух прочных картонных обложек, имеющих в своем корешке металлические пластинки. От пластинки нижней обложки идут кверху два медных стержня с внутренней нарезкой для винтов.
     На стержни надеваются карточки или журнальные листы и покрываются верхней обложкой, также надеваемой на стержни своими двумя круглыми отверстиями, а затем в каждый из стержней завинчиваются винты, скрепляющие своими широкими головками папку.
     Стержни состоят из отдельных свинчиваемых звеньев, и в зависимости от количества вкладываемых в папку листов, могут быть увеличены или уменьшены

— 15 —

Г-----------------------------------------------------------                                — 14 —

             36.    В пластинке верхней обложки имеется внутренний замок, которым папки запираются на ключ (см. рисунок 10).


Рис. 10. Папка для карточек.

              37.      Для откладывания верхних карточек при извлечении карточки из середины папки и укладывания их на место употребляются скобы, которые вставляются в отверстие стержней. Все поднимаемые карточки перекладываются на скобы, и последние вынимаются из стержней, давая возможность извлечь нужную карточку, а затем они вставляются опять в стержни и отложенные карточки возвращаются на место. Таким же способом вынимаются журнальные листы (см. рисунок 11).




i

Рис. 11. Откладывание карточек на металлич. скооу.

      38.     Для быстрого отыскания карточки в папке, в последней прокладываются картонные карточки, снабженные на правом обрезе алфавитом или нумерным указателем.


            9. Аппарат для ручного копирования.


      39.     Описываемый копировальный аппарат, изготовляемый Государственным заводом им. т. Рыкова (трест „Мосдрев") под маркой „Копиручет", представляет собой аллюминиевую доску с двумя зажимными пластинками из никкелированной меди и рычагами к ним с левой стороны (см. рисунок 12).

Рис. 12. Копировальнный аппарат.

       На доску накладываются для записи с копированием: журнальный лист, копировальная бумага и карточка. Пластинки прижимают их в определенном положении к доске.
       Журнальный лист с копировальной бумагой подкладывается под обе зажимные пластинки, одновременно поднимаемые при нажиме верхнего рычага.

— 17 —

— 16 —

     Карточка подкладывается под одну правую пластинку, поднимаемую при нажиме нижнего рычага.
     При вкладывании карточки журнальный лист и копировальная бумага остаются на своем месте, будучи прижаты к доске левой пластинкой.
     По левому краю доски имеется выступ высотою в 2 м/м, служащий упором для журнального листа при вкладывании его в аппарат.
     Размер копировальной доски в м/м 330X445.
     40.      В целях получения более ясного оттиска на журнале, рекомендуется на алюминиевую доску под журнальный лист подкладывать еще один лист бумаги.
     41.     С аппаратом следует обращаться весьма бережно. В случае его порчи или повреждения надлежит обратиться в Секцию рационализации учета для замены аппарата другим, по получении которого, поврежденный аппарат должен быть немедленно возвращен.


            10. Копировальная бумага.


     42.     Копировальная бумага для Копиручета должна обладать достаточной чувствительностью, чтобы давать хороший оттиск от писания пером. Бумага изготовляется двух сортов—для получения копии на журнале и для второго экземпляра двойных карточек.
     Для журналов пользуются бумагой большей чувствительности; полученный от нее оттиск при прикосновении несколько „мажет¹¹ но очень трудно поддается стиранию.
     Для двойных карточек употребляется копировальная бумага, менее чувствительная, так как записи производятся на более тонкой бумаге.
     43.      Чтобы копировальная бумага не пачкала журнала, при зажиме ее пластинками аппарата,—левый край ее, подкладываемый под пластинки, делается чистый, т.-е. без копировальной массы (карбонизации).
     Площадь копировальной бумаги, покрытая массой (карбонизированная), должна соответствовать площади бланков, на которой производится копирование.



            11. Тальк.


    44.     Для предохранения от размазывания, копию записи на журнале припудривают, осторожно проводя по ней маленьким мешочком с тальком.
    Тальк ложится на бумагу тонким слоем и осушает копию.
    Копия, полученная на 2-м экземпляре двойных карточек, осушения тальком не требует.



            12. Перья.


    45.     Для р*абот по Копиручету требуются особо твердые металлические перья, позволяющие писать с нажимом, дающим четкий оттиск на копии.
    46.     При отсутствии соответствующих металлических перьев можно пользоваться стеклянными перьями.



            13. Чернила.


    47.    Для удобства при работе употребляются жидкие чернила особого состава, которые не загрязняют пера и быстро высыхают после писания, не требуя осушения промокательной бумагой.
    48.    При отсутствии чернил особого состава, можно пользоваться и обыкновенными чернилами.



            14. Штампы.


    49.   На документы при их обработке к записи накладывается штамп, на котором составляется статья, с указанием №№ корреспондирующих счетов, сумм проводки и №№ картотек, где находятся вспомогательные карточки.
Инструкция.                                о

— 18 —

— 19 —

                   Форма штампа.
Госторг РСФСР. Документ №.............................
                записать..........192.. .г.

     52.      При заключении карточек Копиручета в конце отчетного года вместо писания текста рекомендуется ставить штамп:
„Сальдо на 1.10“
и от руки проставлять только суммы.
     Вместо подчеркивания при заключении карточек рекомендуется ставить штамп в 2 черты.



     53.       При переносе на карточки сальдо к началу года или к моменту перехода на Копиручет, употребляется штамп:
„Сальдо на............  см.  стр.......“
(дата)
     Назначение и пользование штампом об'яснены в § 234.

     50.       Штамп накладывается на лицевой стороне документа. Когда на лицевой стороне нет места, вместо проставления штампа, на документ наклеивается талон, одинаковой со штампом разграфовки.
     Порядок заполнения штампа указан в § 120.
     51.       На документах встречного характера при обработке ставится штамп.
           „Проведено...............по докум. №.......“
                            (дата) на котором отмечается дата и № документа.
     В том случае, когда проводка операций делается на основании сводки нескольких документов, на каждом из них ставится штамп:
          „К сводке провед...............за  №........“
                                 (дата)

и отмечается дата и № проводки.